Werkbonnen

INSTRUCTIES MODULE  WERKBONNEN (nu nog testfase – juni 2019)

Stap 1

1.1  invoeren klanten

Invoeren nieuwe klanten via Relaties -> nieuw -> debiteur/klant.

– vul ook meteen alle contactpersonen daarbij in,met email en telefoonnummer (om meerdere contactpersonen toe te voegen, klik button ‘nieuw contactpersoon’ na het invoeren van de eerste contactpersoon)

1.2

Invoeren medewerkers die uren gaan schrijven via Relaties -> nieuw persoon -> medewerker.

1.3 invoeren projecten / opdrachten

Invoeren nieuw project via Projecten -> nieuw

maak projecten aan per klant + medewerker

– selecteer ook een contactpersoon van de klant (diegene die werkbon moet goedkeuren)

– selecteer de medewerker die gekoppeld moet worden aan dit project

– vul ook begin- en einddatum in wanneer bekend

– vul bij factuurreferentie eventueel een kenmerk van de klant in zoals een opdrachtnummer

1.4 invoeren voorcalculatie uren voor de planning

Invoeren Voorcalcalculatie via Project details -> acties -> voorcalculatie nieuwe uren

– vul bij Datum eerste dag van de week in of de eerste dag van de opdracht

– vul bij uren het totaal aantal uren van het project of opdracht in

– OF vul uren in per week, 1 voorcalucatieregel per week

– alle voorcalculatie uren samen zijn het totaal van een project of opdracht

– selecteer de medewerker die de uren moet invullen

– optioneel: selecteer een activiteit

Stap 2

2.1 Aanmaken nieuwe gebruikers (die uren moeten invullen via de mobiele versie)

Invoeren nieuwe gebruikers vanaf Beheerscherm desbetreffende administratie

– dit is alleen nodig voor medewerkers die ook moeten kunnen inloggen en uren schrijven

– via Gebruikers -> nieuw en selecteer dan een van de eerder ingevoerde medewerkers (1.2)

2.2 Rechten & rollen instellen per gebruiker

Via Gebruikers -> actief -> acties -> rechten en rollen

–  Toegangsrechten = urenmedewerker (ziet alleen uren wanneer ingelogd)

–  aanvinken ‘Alleen gekoppelde werkbonnen tonen’ (anders worden alle klanten en projecten getoond)

Stap 3

Aanmaken Werkbon

Het aanmaken van werkbonnen gaat via Projecten -> Werkbonnen -> nieuw, waarna in een keer werkbonnen kunnen worden gemaakt voor alle Voorcalculatie uren bij de projecten (stap 1.3).

– de naam komt ook op alle werkbonnen te staan, zoals “Week 23 2019”

– de datum van t/m bepaalt wanneer de werkbon zichtbaar is voor de urenschrijvers

Hierna kunnen deze gebruikers inloggen in Kleisteen op de telefoon waarna er uren geschreven kunnen worden op de actieve werkbonnen. Deze uren zullen dan weer te zien zijn bij de werkbon en bij de nacalculatie van deze projecten.

Workflow (Projecten-> Werkbonnen -> workflow)

Het hele proces van nieuwe werkbon t/m factureren volgt een aantal vaste stappen:

  1. Gepland (wanneer begindatum bij werkbon in de toekomst ligt)
  2. Actief (wanneer huidige datum tussen begin- en einddatum van werkbon ligt)
  3. Open (wanneer huidige datum na einddatum van werkbon ligt maar nog niet is vastgelegd)
  4. Vastgelegd (door gebruiker of urenmanager, nu klaar om goedgekeurd te worden)
  5. Goedgekeurd (door klant via handtekening of emailbevestiging)
  6. Geverifieerd (door urenmanager, controle alle gegevens en uurtarieven voor facturering)
  7. Gefactureerd

Het goedkeuren kan op drie manieren gebeuren:

  1. Via een email naar de klant waarin een knop voor Akkoord staat. Na het klikken op Akkoord komt de klant op een pagina met de werkbon en kan deze definitief  goedkeuren. Hierna wordt er een bevestigingsmail verzonden naar de klant en naar de eigen administratie.
  2. Via het zetten van een handtekening op de werkbon op een tablet/ipad of telefoon. Na het goedkeuren zal er een bevestigingsmail verzonden worden naar de klant en naar de eigen administratie.
  3. Via de urenmanager die zelf de werkbon goedkeurt.

Related Articles