Projecten

Wanneer gebruiken?
Deze module wordt vooral gebruikt om overzicht te houden op kosten en opbrengsten van bij elkaar horende activiteiten (Projectresultaat zichtbaar maken). Een andere reden om deze module te gebruiken is om niets vergeten te factureren aan je klant (vooral bij meerwerk) .

Een project is altijd gekoppeld aan 1 relatie/klant, tenzij het een intern project is. Een (grotere) opdracht van een klant kan bijvoorbeeld als project worden behandeld.
Een project kunt u ook gebruiken als u uren (tijd) factureert, hetzij voor een uurtarief hetzij voor een vaste prijs.
Ook kunt u door het gebruiken van projecten een beter overzicht houden op de status van een project, de bijbehorende factuur/facturen en de betaling daarvan.

Beschrijving velden
project status: geef hier de status aan van het project. U kunt zelf de statussen bepalen die u hier ziet, via Programma -> Instellingen -> projectstatus.

Wanneer u een project factureert, wordt de status van het project automatisch aangepast. Hetzelfde geldt wanneer u via het openstaande posten-scherm de betaling van de factuur inboekt.

project naam: voer een naam in die voor u en liefst ook voor uw klant herkenbaar is. De naam van de klant hoeft u hier niet in te voeren, dit gebeurt later apart.

omschrijving: hier kunt u wat uitgebreider omschrijven om welke producten en diensten het gaat.
De omschrijving van een project kan later al of niet worden overgenomen op de factuur.
(instellen via Programma -> instellingen → systeemvoorkeuren → projecten)

projectleider: hier kunt u een van uw personeelsleden of uzelf invoeren (als u deze personen bij Relaties heeft ingevoerd).

U kunt eventueel een begin- en/of einddatum van het project invoeren (niet verplicht). De einddatum kunt u later invullen, als u de werkelijke datum nog niet weet.

prijs: u kunt een prijs per uur, OF een vaste prijs (contract prijs) hanteren, of een combinatie van beiden. De bedragen en het aantal uren kunnen later nog worden aangepast.

notities: u noteert hier bijvoorbeeld belangrijke afspraken die u met uw klant heeft gemaakt over levering of betaling, of andere belangrijke opmerkingen die u niet wilt vergeten.

Offerte maken
In de PRO-versie van Kleisteen kunt u ook een uitgebreide projectcalculatie (voor- en nacalculatie) van een project invoeren. U kunt zo makkelijk zien of uw project binnen uw begroting blijft.
Bovendien kunt u via de projectcalculatie ook een offerte naar uw klant printen of e-mailen.
De offerte wordt gemaakt op basis van uw voorcalculatie.

Kosten van een project, kosten doorbelasten:
Bij het invoeren van kosten van een project (via het normale kostenscherm, maar dan wel het uitgebreide invoerscherm) kunt u kosten koppelen aan een project, en u kunt er tevens voor kiezen om de kosten door te belasten, al of niet met een opslag.
Als u bovenaan een project kiest verschijnen er automatisch extra velden per regel om verder in te vullen.
Als u kiest voor doorbelasten kunt u later bij het maken van de factuur deze kosten terugzien.

Uren koppelen aan project:
Ook ingevoerde uren kunnen gekoppeld worden aan een project.
Deze worden ingevoerd via het uren-scherm, kies het betreffende project per regel.

Projectstatus:
Via Programma → instellingen → systeemvoorkeuren → projecten kunt u diverse instellingen met betrekking tot de status zelf wijzigen. Ook via de knop ‘instellingen’ in het projecten-scherm kunnen status-instellingen gedaan worden.
Als de projectstatus op ‘nieuw’, ‘offerte’ of ‘onderhanden werk’ staat, wordt deze nog niet getoond bij de te factureren projecten. Deze instelling is te wijzigen bij instellingen → projectstatus.
U kunt de status ook altijd handmatig aanpassen, bij het project.

Factureren van projecten:
Ga naar factureren, knop project.
U krijgt een overzicht van klanten met openstaande projecten, klik ‘nieuwe factuur’ vooraan de regel.
Alle te factureren regels (ingevoerde uren en doorbelastte kosten) verschijnen in de factuur, deze zijn standaard al aangevinkt. Als een regel (nog) niet gefactureerd moet worden kunt u deze weer uitvinken.

Het is ook mogelijk de contractprijs van een project in delen/termijnen te factureren (PRO-functionaliteit), dit moet wel van te voren (voor het factureren) worden ingesteld.
Let op, de facturen moeten nog wel door u gemaakt en verzonden worden, dit gaat niet automatisch.
De termijnen verschijnen als aparte factuurregels wanneer u het project gaat factureren.

Zelf vrije-tekst regel toevoegen op factuur:
Let op: een factuurregel die op basis van vrije tekst wordt gemaakt wordt wel getoond bij de project-opbrengst/inkomsten, maar het bedrag wordt niet in mindering gebracht op de contractprijs.
Factureren op basis van vrije tekst kan dus ook een manier zijn om een bedrag boven de contractprijs te factureren.

Projectcalculatie

De projectcalculatie kun je gebruiken om een voor- en nacalculatie te maken. Een voorcalculatie kun je bijvoorbeeld maken om een inschatting te maken van de uren en kosten van een project of opdracht om een offerteprijs te bepalen.

Met nacalculatie kun je de werkelijke uren en kosten registreren en eventueel ook meerwerk.

Overzicht project
In het detail-scherm van een project ziet u altijd een overzicht van:

  • wat is er gefactureerd
  • wat is er betaald
  • wat moet er nog gefactureerd worden (kosten/uren)
  • het projectresultaat (gefactureerd bedrag minus kosten)

Via Programma -> Instellingen -> systeemvoorkeuren -> projecten kunt u al uw voorkeuren voor het projectenscherm opgeven. Deze gelden voor alle gebruikers.

In de PRO-versie kunnen instellingen per project overschreven worden.

Related Articles