Digitaal archief

Elke administratie in Kleisteen heeft een eigen mailadres en inbox. Via deze inbox kunnen diverse soorten documenten (PDF, word, excel, jpg formaat) in het systeem gebracht worden. Vanuit deze inbox koppel je de documenten aan de boekingen. Documenten kunnen ook gekoppeld worden aan o.a relaties, projecten of memoriaalboekingen.

De inbox vind je bovenin het hoofdmenu – Inbox. Onder de knop ‘Acties’ -Hoe werkt het ? vind je een uitgebreide uitleg.

Je kunt meerdere facturen tegelijk mailen naar de inbox in 1 mail. De facturen moeten liefst in PDF formaat (kan ook jpg) gemaild worden. Elke PDF mag maar 1 factuur bevatten, dus niet meerdere facturen in 1 PDF bestand inscannen. Wij zorgen dat elke PDF apart wordt getoond in de inbox. Zorg ervoor dat de bestanden niet te groot worden (1mb of groter), 1 factuur hoeft eigenlijk maar 70 Kb groot te zijn.

Wij zorgen dat je voldoet aan de bewaarplicht van de Belastingdienst. Als je stopt met Kleisteen bewaren wij GRATIS 7 jaar lang alleĀ  gegevens, incl. alle digitale documenten.

Related Articles